Medewerker Documentaire Informatie Voorziening (DIV)

Voor het team DIV, onderdeel van de afdeling Inkoop binnen de divisie DNWG, zijn wij op zoek naar een

 

Medewerker DIV (1,0 fte)

 

Afdeling

De functie is gesitueerd binnen de afdeling Inkoop (ca. 13 medewerkers) binnen de stafafdeling Finance & Control.

De afdeling bestaat uit een Manager Inkoop, Senior Inkopers, Inkopers, een Senior Assistent Inkoper, Assistent Inkopers, een Contractmanager, Medewerkers Facilitair en DIV medewerkers.

 

Functiecontext

DIV beheert de interne en externe informatiestromen voor DNWG. Dit beheer omvat de distributie, registratie en duurzame opslag van documenten binnen DNWG zodat het toegankelijk is voor de toekomst. De Medewerker DIV is verantwoordelijk voor de behandeling van documenten en correspondentie volgens de geldende eisen en procedures.

De Medewerker DIV rapporteert rechtstreeks aan de Manager Inkoop.

 

Kerntaken

  • Zelfstandig registreren van documenten in Easy Archive, met toekennen van de juiste meta gegevens;
  • Mede aanspreekpunt dagelijkse gang van zaken omtrent registratie documenten;
  • Heeft mede kennis van oude archieven en Easy Archive, kan daardoor complexe zoekvragen oplossen;
  • Vernietigen van dossiers aan de hand van inventarissen;
  • Afsluiten dynamisch archief en overdragen naar Statisch Archief;
  • Onderhouden van goede contacten met de interne klant;
  • Beheer van het contract voor postverzending;
  • (Mede) verantwoordelijk voor het verzenden en rondbrengen van interne en externe poststukken;
  • Coördineert de tijdschriftenregistratie/circulatie en overige documentatie;
  • Het begeleiden van de organisatie op het gebied van digitalisering en automatisering;
  • Het uitvoeren van functioneel beheer taken op het archiveringssysteem (Easy Archive);
  • Het borgen van de informatieveiligheid binnen gegevensbeheer.

Kennis, ervaring en vaardigheden vakgebied

  • Diploma Informatiekunde MBO WEB 3;
  • Diploma Administratie MBO WEB 3 is optioneel;
  • Certificaat Bedrijfsarchivaris GO 1/ SOD1;
  • Certificaat privacy en digitaal gegevensbeheer;
  • Functioneel beheer van archiveringssysteem Easy Archive;
  • Bij voorkeur ervaring met een archiveringsysteem;
  • Affiniteit met archivering/ digitalisering van documenten;
  • Opbergen van zaakgerichte documenten in dossiers.

 Competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen
  • Proactief communiceren
  • Teamgeest opbouwen
  • Integer handelen
  • Expertise delen
  • Tijd organiseren
  • Zich op behoeften en tevredenheid klant richten
  • Instructies opvolgen

De functie wordt momenteel gewogen.

De standplaats is Goes

 

Meer informatie?

Wil je meer informatie over de functie dan kun je contact opnemen met Rob Timmermans, Contractmanager, telefoonnummer 06-200 981 52.

 

Belangstelling?

Heb je interesse in deze vacature, stuur dan je sollicitatie, samen met je CV per e-mail naar vacatures@DNWG.nl.

Heeft u een storing, vraag, opmerking of klacht?